随着数字档案管理在企业与社会发展中的作用不断突现，未来，这个融合了OAIS设计理念、符合国家涉密信息系统分级保护要求的数字档案管理系统，必将引领涉密数字档案管理领域的新风尚。

为用户垒砌“安心墙”

涉密档案管理是一个枯燥和复杂的管理工作，大量高密级文件的集中管理需要档案管理人员花费大量的经历，从而保障工作的准确性。而眼前要研发的这个系统，要帮助档案管理人员把档案管理工作变得更安全。“这个安全数字档案管理系统不仅要满足业务人员日常档案的预归档、立卷、整理、借阅、催还等一系列工作，还要保证系统的安全性，要控制数字档案资源的访问与获取，防范数字档案被纂改，杜绝涉密档案信息高密低传。”研发负责人谢文龙介绍说。

现有的档案管理系统，大多基于C/S架构。要运行系统，需要在涉密计算机上申请安装数据库客户端，存在一定的安全隐患，尤其针对三员分立的权限划分，可能某些角色、岗位会接触到自己知悉范围外的数据内容。

而数字档案管理系统基于B/S架构，无需安装客户端，所有用户通过IE浏览器就可以快速上手使用。说起系统的安全性，谢文龙信心满满地说道：“我们的系统完全符合国家涉密信息系统分级保护的要求，能够有效保障档案管理的安全，降低安全保密管理上的风险。”

贴近档案管理人员的心坎里

不同项目、不同卷宗存在文件的相互引用关系，如果文书门类下A档案需要在基建项目下被引用，这种情况怎么管？

以往进行引用管理的时候，档案管理人员要在基建项目中把引用文件原来的档号去除，而且要在备注部分进行引用标记。只有这样，才能在自动筛选的时候生成正确的档案号。说起原来的管理模式，档案管理员小冯这样描述道：“以往我们需要非常仔细地去筛查核对引用文件的档号在项目档案中是否再次生成，而项目档案的案卷就有上百份，更不用说文件的数量是多么庞大，因此操作起来非常耗时间，但是现在有了引用管理功能，节省的不仅仅是时间，还进一步规范了档案管理工作。”

据项目开发人员刘树文介绍，这个自主研发的档案系统能够保证档号的唯一性。比如，文书门类里的文件如果被引用，系统就会自动锁定原来的档号，这样就不会再生成基建类档号。这不仅保障了档号的规范，还能帮助档案管理人员减少人工出错和反复操作。以往档案的引用管理需要的大量时间，现在系统轻轻松松几分钟就搞定了，大大节约了时间成本。

       为了让开发系统更加贴合档案管理人员的需求，系统研发的这段日子里，刘树文不停地与档案业务人员进行学习与磨合，桌子上那几本介绍档案管理的书已经被他翻得卷起了边儿。

       “这个系统帮助我们实现了档案的规范化管理，以往管理起来很麻烦的地方，也变得简单了。”档案管理员小冯补充道。

档案管理so easy

       备受档案管理人员好评的还有库房实体管理功能，因为这个功能的应用，帮助档案管理人员规范了档案排架管理，节省了库房的可用空间，还能够进行信息系统快速盘库。

       有的案卷级档案内有着成百上千的文件，如果一个个核对文件的库位号，花费的时间根本无法估计。而该系统创新实现了案卷级与卷内级文件库位号的自动对应。“这个系统能在导入库位号时自动锁定条目信息，有效防止了档案管理人员的误操作，大大节省了人力成本。”研发人员秦嘉堃介绍道。

       为了让档案立卷更“省心”，该系统还开发了一键式“快速入库”功能。以往档案管理人员在立卷时需要在系统线上线下交替操作，现在这些可以更多依赖系统在线上自动完成，操作人员只需点击“快速入库”一个按钮，预归档中整理的档案信息即可全部导入到档案整理著录登记管理中，有效降低了数据出错率，大大提高了立卷工作的效率和速度。

此外，该档案系统创新研发了档案的借阅管理功能，将以往纸质的借阅登记单电子化，通过系统记录登记，大大方便了档案业务人员后续的管理与应用。不仅如此，系统还能自动标记出到期未归还的档案，通过与用户涉密邮箱系统的绑定，自动发送催还邮件，提醒借阅人归还档案。

       “这个系统作为我们自主研发的产品，与已经成熟的协同办公平台、电子文件归档平台、搜索引擎等系统绑定，形成了信息资源与管理完整的产品链条，符合军工系统信息资源全寿命周期管理需求。”208所信息技术中心副主任吴俊杰说。（文/罗智萌）